Il metodo Kanban permette di gestire progetti o un certo numero di attività allo stesso tempo, dando una sequenza ben precisa alle cose da fare e tenendo traccia dell’avanzamento dei lavori su un tabellone o altre modalità che vedremo meglio in questo post.
Un metodo che nasce dal mondo della produzione, ma applicato anche all’Aviazione. Non voglio solamente spiegarti cos’è il metodo Kanban, ma cercherò di darti strumenti pratici per utilizzarlo quotidianamente. Vediamo in dettaglio di cosa si tratta.
Tutti noi abbiamo diversi progetti che portiamo avanti nella vita: lavoro, secondo lavoro (per alcuni), studio, famiglia, figli, compagni, sport, hobby, casa nuova, ristrutturazioni, insomma attività a cui dedichiamo parte del nostro tempo o a cui vorremmo poter dedicare più tempo, ma non sempre è possibile.
Con il metodo Kanban è possibile tenere traccia di un certo numero di cose che stiamo facendo in diversi campi della vita.
Ma non solo…
Chi opera in aviazione non sempre ha orari regolari: molti lavorano a turno e quindi devono incastrare le cose da fare man mano che si ricavano degli slot di tempo.
Soprattutto i piloti hanno orari sempre diversi, non sempre si svegliano o vanno a dormire alla stessa ora, non sanno cosa voglia dire routine e fanno un lavoro faticoso, sia a livello mentale che fisico.
Ma non solo i piloti.
Anche gli addetti alla manutenzione o chi lavora in aeroporto, hanno orari che cambiano spesso e quindi non riescono a portare a termine i progetti che desiderano.
Pertanto, che tu sia un operatore del mondo dell’aviazione o un lavoratore che segue progetti o uno studente, voglio mostrarti come utilizzare il metodo Kanban per gestire i tuoi progetti personali o le tue attività.
Il metodo Kanban
Facciamo una piccola introduzione per capire cosa significa Kanban e da dove nasce.
Kanban è una parola giapponese che viene tradotto come “cartellino”. È stato inventato dalla Toyota per la gestione componenti e semilavorati. Sul cartellino veniva indicata la provenienza e destinazione del materiale. Oppure si indicava la quantità di prelievo e deposito, e se necessario, si riforniva il magazzino quando scendeva sotto una certa soglia.
Questi cartellini venivano posti su un tabellone, chiamato Tabellone Kanban, sul quale si indicava, ad esempio, la fase di lavorazione in cui si trovava un determinato articolo. Man mano che l’articolo avanzava da una fase alla successiva, si spostavano i cartellini fino all’ultima fase.
L’obiettivo con questo metodo, ed altri metodi inventati da Toyota, era di migliorare l’efficienza, ridurre gli sprechi, migliorare la qualità dei prodotti e soddisfare il cliente consegnando il prodotto finito quando lo voleva e come lo voleva.
Questi principi sono applicabili anche per la gestione dei tuoi progetti personali o progetti di lavoro e studio che stai portando avanti in questo momento.
Gestire Progetti con il Metodo Kanban
Passiamo subito ad un esempio pratico, così da capire meglio di cosa sto parlando e quale strumento pratico voglio suggerirti di usare per migliorare la tua produttività ed efficienza.
L’esempio migliore che posso riportarti per comprendere meglio come si usa il metodo Kanban per la gestione di progetti è spiegarti come lo utilizzo io per il blog e per gestire la stesura degli articoli e dei progetti che sto portando avanti.
Devi sapere che ogni articolo che scrivo passa fondamentalmente attraverso 4 fasi di sviluppo:
- Bozza
- Da Completare
- Da Pubblicare
- Pubblicato
Bozza dell’articolo
Nella prima fase, la bozza appunto, scrivo tutto l’articolo stando attendo a non uscire dal tema principale e cercando di suddividerlo in sezioni. Pongo attenzione al messaggio che voglio trasmettere e alla logica sequenziale delle informazioni.
La bozza viene salvata in una cartella del mio PC chiamata, “Bozza”. Ci possono essere diversi articoli dei quali devo ancora completare la bozza e pertanto non sono ancora pronti per passare alla fase successiva.
Da completare
Una volta soddisfatto con la bozza e sicuro che ho inserito tutte le informazioni che desidero, sposto il file nella cartella accanto chiamata “Da Completare”. In questa fase di sviluppo dell’articolo pongo attenzione ai dettagli più piccoli, andando a rileggere tutto più volte (anche a voce alta), per sentire come suona.
Sto attento ad eventuali errori di ortografia, verifico che ogni paragrafo sia comprensibile e che non porti a conclusioni diverse da quelle che intendo, aggiungo eventuali righe in grassetto… Insomma, in generale faccio quello che nel mondo della produzione di Toyota viene chiamato “controllo qualità”. Verifico che ci sia tutto quello che serve all’articolo per essere pubblicato.
Da pubblicare
Completata anche questa fase sposto il file nella cartella “Da Pubblicare”. In questa fase so che l’articolo è pronto per andare sul blog, ma non ancora per essere pubblicato. Mancano le immagini.
Quello che faccio è semplicemente ricopiare l’articolo nella piattaforma del blog, cerco immagini affini all’argomento dell’articolo e impagino il tutto per essere un articolo completo per la pubblicazione.
Pubblicato
Una volta inserite le immagini e sicuro che posso pubblicare l’articolo, sposto il file nella cartella “Pubblicato”. Questa è la fase finale e l’ultima destinazione degli articoli.
Come puoi ben comprendere ho suddiviso lo sviluppo degli articoli che scrivo in fasi e seguo ogni fase spostando l’articolo da una cartella all’altra. Devi pensare che non scrivo un solo articolo alla volta, quindi se non li suddividessi in fasi non potrei sapere esattamente che cosa ho già sviluppato per ogni articolo. Rischierei di fare il lavoro due volte, mentre seguendo una logica sequenziale, so su cosa mi devo concentrare.
Questo è un esempio abbastanza semplice. Puoi immaginare come si possano gestire progetti, anche complessi, sostituendo gli articoli con, ad esempio, delle scalette di lavori per la realizzazione di una costruzione o di un piano di studio.
Vediamolo più in dettaglio.
Gestire progetti più grossi con il metodo Kanban
A questo punto la stessa logica la possiamo applicare per la gestione di progetti.
Potresti semplicemente utilizzare una lavagna da suddividere in 3 fasi:
- Da Fare
- In Lavorazione
- Fatto
All’interno di ogni colonna puoi utilizzare dei Post-it su cui scrivere il nome del progetto ed eventuali annotazioni. Ogni volta che porti avanti il progetto alla fase successiva puoi spostare il Post-it e sapere dove ti trovi.
L’esempio è molto semplice, ma lo puoi utilizzare in qualunque modo e suddividere le fasi come preferisci. All’interno di ogni fase puoi anche avere delle sottocategorie. Ad esempio, se stai studiando e lavorando, puoi avere dei progetti di studio (leggere un libro specifico) ed inserirlo nella categoria “in lavorazione”, ma utilizzando Post-it di un colore diverso dai progetti di lavoro.
La flessibilità del metodo Kanban
È facile iniziare a capire che questo metodo è molto flessibile e può essere applicato in qualunque ambito. Il mio consiglio, se non desideri utilizzare una lavagna e Post-it, è di utilizzare un software per la gestione dei progetti a Kanban.
Ce ne sono diversi in commercio, anche gratuiti, una breve ricerca su Google ti darà una panoramica dei programmi esistenti. Io ho scelto la strada più semplice. Magari non è sofisticata come un vero gestionale, ma svolge bene la sua funzione.
Lo utilizzo anche in altri ambiti professionali e devo dire che ha smaltito molto la mole di lavoro che gestisco e ha permesso di avere più ordine.
Qual’è il tuo progetto?
Sicuramente starai portando avanti qualche progetto importante in questo momento. Ti consiglio di utilizzare questo metodo per fare chiarezza sul punto in cui ti trovi e per fare chiarezza sui passi successivi. Oltre al metodo Kanban ce ne sono altri utili per la gestione degli obiettivi e gestione del tempo, di cui parlerò in altri articoli.
Fammi sapere qual è il tuo progetto in Aviazione che vuoi completare, ma che non riesci perché sei “in stallo”, e cercherò di aiutarti seguendoti passo-passo nello sviluppo delle cose da fare, sulla determinazione degli obiettivi e la gestione dei tempi.
